ניהול מסמכים הוא כלי רב ערך עבור עסקים במאה ה-21, המגייסים לטובתם את הטכנולוגיות החדשות. העברת מסמכי נייר לקבצים מקוונים מעניקה רמת אבטחה והגנה נוספת לניירת ולמסמכים החשובים שלכם.
אם עדיין לא עשיתם זאת, מומלץ שתתחילו להעביר את הניירת הפיזית לפורמט דיגיטלי כדי להגן טוב יותר על המסמכים שלכם. העברת המסמכים לפורמט דיגיטלי נחשבת לשיטת השמירה הטובה ביותר, אך דורשת גם הצטיידות בציוד המתאים. סורקי מסמכים הם אחד ממרכיבי החומרה החשובים לניהול מסמכים יעיל וטוב.
מהו סורק מסמכים?
סורק מסמכים הוא מכשיר הממיר מסמכי נייר למידע דיגיטלי. יש סוגים רבים של סורקי מסמכים המספקים את הכלים השימושיים עבור מגוון רחב של עסקים. הסורק הוא אולי לא הפריט "הזוהר" ביותר במשרד, אבל בכול זאת חשוב לערוך מחקר קטן כדי לוודא איזה סורק הוא המתאים ביותר לאסטרטגיית ניהול המסמכים שלכם. לפני שאתם מתחילים לחפש סורק, הנה כמה יתרונות לרכישת הסורק בחנות למכירת ציוד משרדי אונליין:
- אפשר להזמין את הסורק מכול מקום, בצורה נוחה ומבלי לצאת מהמשרד, ולאסוף את הפריט באופן מידי.
- חנות מקוונת יכולה להציע לכם את כל המלאי שבעולם, כי היא לא נדרשת להחזיק מלאי פיזי כמו החנות לציוד משרדי בשכונה שלכם.
- אפשר לערוך השוואת מחירים מקוונת בקלות רבה, מבלי לכתת רגליים מחנות לחנות.
איך לבחור את סוג הסורק המתאים לכם, נייד או נייח?
סורק נייד: סורקים ניידים, הם בדרך כלל קטנים יותר מסורקים שולחניים ולכן גם קלים להובלה. אם אתם יוצאים לפגישה עסקית מאולתרת, תוכלו לשלוף את הסורק מהתיק ולשמור דיגיטלית מסמכים שאתם צופים בהם. סורק נייד הוא אלטרנטיבה יעילה לסריקת מסמכים בסלולרי.
סוגים שונים של סורקים ניידים כוללים: סורקי כף יד, סורקים אלחוטיים ומתקפלים. סוג הסורק עשוי להשפיע על איכות הסריקה. דגמים אלחוטיים יקרים יותר, עשויים ליצור תמונות ברזולוציה גבוהה יותר מאשר סורק כף יד שמחירו כ-300 שקלים.
כמו ברוב ההחלטות העסקיות, הרכישה הטובה ביותר תלויה בצרכי העסק שלכם. אם אתם סורקים מאות או אלפי מסמכים מדי שבוע, כנראה שסורק כף יד קטן ונייד, אינו בהכרח הבחירה היעילה ביותר. כלומר, ההחלטה תלויה גם בצרכים וגם בניתוח עלות – תועלת.
סורק מסמכים שולחני: לעומת הסורקים הקטנים והניידים, הסורקים השולחניים הם גדולים ונייחים. לא תרצו לסחוב מדפסת זו ברחבי העיר כדי לסרוק מסמכים במהלך הפגישה. סורקים שולחניים גדולים מציעים גם הרבה יתרונות, כמו מהירות הדפסה גבוהה ואוטומציה. חלק מהסורקים השולחניים יכולים לתקן באופן אוטומטי גם טעויות. לדוגמה, אם אתם מציבים עמוד אחד במסמך בצורה אחת, ואת העמוד השני במהופך, המכונה תזהה את השגיאה ותפיק תמונה שסובבה לכיוון הנכון. זה יכול לחסוך לחברות הגדולות הרבה כאבי ראש.
